Cómo Resort Valley alivió la carga de trabajo de recepción sin perder el toque humano

Resort Valley invita a sus huéspedes a encontrar la paz, el espacio y la comodidad que se merecen en una de sus villas de lujo situadas en los hermosos bosques del Veluwe. Todo lo que hace Resort Valley, tanto digitalmente como in situ, debe estar en consonancia con esta promesa, incluida la comunicación con los huéspedes. Pero ofrecer un servicio de recepción receptivo y personalizado es difícil en temporada alta, por lo que Resort Valley utiliza ahora Runnr.ai para garantizar que todos los huéspedes reciban un servicio de alta calidad en todo momento.

El reto: gran volumen de consultas en tres canales distintos

Resort Valley se enorgullece de la calidad de la experiencia de sus huéspedes y de ir un paso por delante de lo que quieren. Aunque dar a los huéspedes información suficiente durante el proceso de reserva puede ayudar a reducir las preguntas, es inevitable que los huéspedes tengan cosas que quieran comprobar o preguntar después de reservar, sobre todo porque a menudo reservan villas para grupos más grandes de familiares o amigos.

En enero de 2025, como explica Inge Loeffen, cada vez era más difícil gestionar el creciente número de consultas de los clientes en sus tres canales principales:

"Nuestra recepción estaba realmente desbordada. Recibíamos muchas preguntas a través de Airbnb y Booking.com. Y también a través de nuestro propio canal de WhatsApp".

Resort Valley decidió que necesitaba una forma de gestionar estos mensajes entrantes, sin perder el toque humano en su comunicación con los huéspedes.

La solución: Una bandeja de entrada unificada para WhatsApp, Airbnb y Booking.com

Como Resort Valley ya utilizaba Meer Leisure para gestionar sus operaciones de ingresos, el equipo optó por probar la solución de comunicación con los huéspedes que recomendaba. Runnr.ai gestiona ahora automáticamente el 85% de todas las consultas entrantes de los huéspedes a través de una bandeja de entrada unificada, en tres canales y en cualquier idioma.

Aunque el equipo tenía dudas al principio, la naturaleza personalizada y humana de las respuestas de Runnr.ai no tardó en hacerse patente. Inge explica cómo fue la implementación:

"Al principio nos agobiaba que la IA se hiciese cargo de toda la comunicación con los huéspedes. Pero con el tiempo nos hemos dado cuenta de que está completamente optimizada. Ahora es tan bueno que algunos clientes ni siquiera se dan cuenta de que están hablando con un asistente de IA".

Para garantizar que Runnr.ai utiliza siempre la información más reciente en sus respuestas, se conecta directamente a los sistemas existentes de Resort Valley y su base de conocimientos y flujos de mensajes pueden ser actualizados fácilmente por el equipo de recepción en cualquier momento.

El resultado: Mejora de la comunicación con los huéspedes y liberación de tiempo para los recepcionistas

Para Resort Valley, el objetivo de utilizar Runnr.ai era proporcionar a todos los huéspedes respuestas instantáneas y personalizadas, con la ventaja añadida del ahorro de tiempo.

El 94% de los huéspedes afirma que su estancia fue más agradable

Una cosa es decir que se está mejorando la experiencia de los huéspedes y otra que estos sientan la diferencia. Según los datos de más de 750 propiedades, el 94% de los huéspedes afirman que la mensajería basada en IA a través de Runnr.ai ha mejorado realmente su estancia.

Y esto queda claro en Resort Valley, donde una reciente reseña de 5 estrellas de Google dice: " Excelente servicio y excelente comunicación en la aplicación. Muy recomendable. Volveré sin duda 👍🏻". Esto se debe a una combinación de mensajes proactivos y personalizados sobre su estancia, así como respuestas instantáneas a sus consultas a través de WhatApp (accesible directamente o a través de la propia aplicación móvil de Resort Valley) o de la mensajería OTA (Booking.com y Airbnb).

La mayoría de los mensajes de los huéspedes se gestionan sin intervención del personal

Runnr.ai sirve ahora de conserje virtualrespondiendo a la gran mayoría de los mensajes entrantes de los huéspedes de Resort Valley sin intervención humana. Estos mensajes pueden ser sobre cómo llegar a la propiedad consultas rutinarias, peticiones especiales, cambios en la reserva o cualquier otra cosa.

Y si el recepcionista quiere hacerse cargo de la conversación en cualquier momento, por ejemplo si hay un asunto delicado, puede pulsar un botón sin que el huésped se dé cuenta. Miranda Verspaget describe el impacto de esta gestión automatizada de la mensajería:

"Nos ahorra muchísimo tiempo. Runnr responde al 85% de las preguntas. Se encarga de la traducción, y trabajamos mucho más fácilmente en equipo".

El futuro: Mantener el toque personal a escala

Ahora que la mayoría de las consultas de los huéspedes se gestionan automáticamente, en cualquier idioma y a cualquier hora, el equipo de recepción de Resort Valley puede dedicar más tiempo a los detalles personales que convierten una villa de lujo en Veluwe en un lugar al que la gente vuelve.

Inge nos cuenta cómo ha sido la colaboración con Runnr.ai hasta ahora:

"Es agradable trabajar con ellos. Runnr responde rápidamente siempre que hay preguntas. Siempre se aseguran de que todo esté totalmente optimizado, incluso cuando hay un cambio o algo importante".

Y cuando se trata de si recomendaría la plataforma, añade:

"Sin duda recomendaría Runnr a otros parques de vacaciones. Alivia mucho. Realmente no hay nada igual".

Empieza con Runnr.ai

Utilizada por más de 750 alojamientos en toda Europa, Runnr.ai es la plataforma elegida por hoteles, hostales y parques de vacaciones para automatizar mensajes a través de WhatsApp, SMS, mensajería OTA, webchat y más, para que los equipos de hospitalidad puedan centrarse en la hospitalidad real.

¿Estás listo para mejorar la comunicación con tus huéspedes como Resort Valley? Reserva una demo o prueba Runnr.ai en WhatsApp.