Weniger Anrufe, zufriedenere Gäste und mehr Upsells
Wer sie sind
Utrecht City Concepts betreibt vier Hotels und zwei Aparthotels im Zentrum der Niederlande. Sie sind für ihr stilvolles Design und ihren persönlichen Ansatz bekannt und heißen sowohl Kurz- als auch Langzeitgäste aus der ganzen Welt willkommen. Ihr Team konzentriert sich auf eine Gastfreundschaft, die sich warm, mühelos und lokal anfühlt - aber das steigende Gästeaufkommen machte es schwieriger, dies beizubehalten.
Ein kurzer Überblick über die Hotelgruppe und die Probleme, mit denen sie konfrontiert war
Die Nachrichten der Gäste gingen über E-Mail, WhatsApp und Buchungsplattformen ein, ohne dass sie an einer einzigen Stelle verwaltet werden konnten. Das bedeutete langsamere Antworten, verpasste Nachrichten und eine wachsende Zahl von Anrufen an der Rezeption. Hinzu kam, dass viele Gäste verschiedene Sprachen sprachen, was eine schnelle Bearbeitung erschwerte. Upselling-Extras wie Frühstück oder spätes Auschecken kamen oft zu spät oder gar nicht.
Wo sie die Reibung spürten
Das Personal musste ständig zwischen den Systemen wechseln. Das Team verlor Zeit bei der Beantwortung wiederholter Fragen und konnte nicht immer schnell genug reagieren. Dies führte in Stoßzeiten zu zusätzlichem Druck, insbesondere beim Einchecken. Gelegenheiten, Extras anzubieten, wurden verpasst. Die Gäste spürten die Verzögerungen ebenso wie das Team.
Wie Runnr.ai einen Unterschied machte
Runnr.ai bündelte die gesamte Gästekommunikation in einem übersichtlichen, leicht zu verwaltenden Posteingang. Das Team konnte nun schneller, an einer Stelle und in der Sprache des Gastes antworten. Nachrichten von WhatsApp, E-Mail und Buchungskanälen flossen alle in dasselbe System. Automatische Übersetzungen beseitigten alle Sprachbarrieren.
Runnr.ai half auch dabei, relevante Extras zum richtigen Zeitpunkt anzubieten. Die Gäste erhalten nun persönliche Nachrichten über Frühstück oder verspätetes Auschecken, was den Umsatz steigerte, ohne die Arbeitsbelastung des Teams zu erhöhen.
Was sie jetzt sehen
Seit dem Wechsel zu Runnr.ai hat Utrecht City Concepts echte Ergebnisse erzielt:
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weniger Anrufe an der Rezeption
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Einsparung von Stunden pro Woche für wiederholte Fragen
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höhere Gästezufriedenheit dank schnellerer und persönlicherer Antworten
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mehr Einnahmen aus Upsells wie Frühstück und Parken
Das Einchecken verläuft reibungsloser. Die Gäste fühlen sich gesehen und unterstützt. Und das Front-Office-Team hat mehr Zeit und mehr Ruhe während der arbeitsreichen Schichten.
"Runnr.ai schafft die perfekte Balance zwischen digitalem Komfort und persönlichem Service. Es war einfach zu implementieren, lieferte schnell Ergebnisse, und sowohl unsere Gäste als auch unser Team lieben es."
- Lisette Linders, Generaldirektorin der Gruppe
Was kommt als Nächstes?
Utrecht City Concepts betreibt die Gästekommunikation jetzt mit mehr Klarheit, mehr Vertrauen und weniger Stress. Sie sind bereit für die Zukunft mit einem Tool, das sowohl ihre Gäste als auch ihr Team unterstützt. Eine Nachricht nach der anderen.