Checklist voor vakantieparken en campings: klaar voor een succesvolle zomer 2026?

Geen tijd om het artikel te lezen? Scroll dan door naar de checklist en zie hoe hoog je scoort.

Je receptie draait rustig warm voor het zomerseizoen en alles lijkt onder controle. Totdat het in een keer mei is en de drukte toeneemt. Aanvragen blijven binnenstromen, gasten wachten langer op een antwoord of moeten wachten om geholpen te worden met iets kleins. Je team voelt de druk oplopen. Herkenbaar?

Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van de gasten tegenwoordig binnen één uur een reactie verwacht. Voor veel vakantieparken en campings wordt dat steeds lastiger, zeker nu personeelstekorten hoog zijn en het moeilijker wordt om medewerkers te vinden in de hospitalitywereld.

Daarom is het belangrijk om op tijd te starten met voorbereiden. In dit artikel ontdek je of jouw receptie klaar is voor de zomer van 2026, waar knelpunten meestal ontstaan en wat je kunt doen om het hoogseizoen soepel te laten verlopen. Onderaan dit artikel vind je ook een handige checklist.

Checklist: ben jij klaar voor de zomer van 2026?

De voorbereiding op het hoogseizoen bestaat uit verschillende fases, hieronder bekijken we ze stap voor stap. 

Waar ontstaat de meeste druk op de receptie? 

Receptiemedewerkers moeten vaak meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. Zeker op vakantieparken en campings, waar hetzelfde team zowel de gasten op locatie als de online communicatie beheert.

Het ene moment checkt er een gezin in, het volgende moment komt er een WhatsApp-bericht binnen, daarna een e-mail en tussendoor is er een probleem op het terrein dat direct opgelost moet worden.

Dat constante schakelen maakt het lastig om iedere gast de aandacht te geven die je ze wilt geven. En extra personeel aannemen is niet altijd de oplossing, omdat de werkdruk per dag of zelfs per uur sterk kan verschillen.

Zo is het normaal om de check-ins en check-outs op maandag of vrijdag te hebben. Dat betekent dat er soms honderden gasten tegelijk aankomen of vertrekken. Dit zijn de momenten dat er meer druk op het team komt te liggen.

Door goed te begrijpen wanneer deze piekmomenten ontstaan en hoeveel tijd er gaat naar de herhaling van communicatie naar gasten, kun je veel stress voorkomen in het hoogseizoen.

Vragen aan de receptie om te zien wat de meest stressvolle momenten zijn:

• Weet je op welke momenten van de dag of week de receptie het drukst is?
• Kan je team urgente verzoeken oppakken zonder dat andere gasten daar last van hebben? 
• Besteedt je team dagelijks veel tijd aan het beantwoorden van online vragen?

Veelgestelde vragen

Veel vragen komen elke dag terug: hoe laat is de check-out? Wat kost fietsverhuur? Tot hoe laat is het restaurant open? Wat voor koffiemachine hebben jullie?

Zelfs als die informatie ergens op de website staat, verwachten gasten vaak toch een persoonlijk antwoord. En wanneer antwoorden niet goed vastliggen, moeten medewerkers vertrouwen op hun geheugen of oude gesprekken.

Dat zorgt al snel voor inconsistente reacties of onnodig heen-en-weer contact, wat voor extra stress zorgt op drukke momenten.

Door veelgestelde vragen goed te documenteren en standaardantwoorden actueel te houden, bespaar je tijd én creëer je ruimte voor echte gastvrijheid. (Of nog beter: je kunt dit soort vragen deels automatiseren, daarover later meer).

Vragen om te beoordelen of je team te veel tijd kwijt is aan het beantwoorden van dezelfde vragen:

• Ken je de meest voorkomende vragen van gasten?
• Zijn FAQ’s vastgelegd met duidelijke antwoorden die makkelijk te kopiëren en plakken zijn?
• Reageert iedereen in het team op dezelfde manier?
• Worden standaardantwoorden regelmatig gecontroleerd en bijgewerkt? 

De communicatie met en de beleving van gasten

Gasten communiceren via verschillende kanalen. De één gebruikt WhatsApp, de andere e-mail en veel gasten sturen berichten via Booking.com en Airbnb. Vaak wisselen ze zelfs tussen kanalen, afhankelijk van wat ze nodig hebben.

Dat betekent dat gesprekken verspreid raken over meerdere inboxen. Voor receptieteams kost dat veel tijd of ze raken hierdoor het overzicht kwijt. Zeker wanneer die kanalen niet gekoppeld zijn aan een PMS. 

Wanneer belangrijke informatie niet proactief vóór of tijdens het verblijf wordt gedeeld, nemen gasten sneller contact op voor simpele vragen. Dat verhoogt de druk, vertraagt reactietijden en kan frustratie veroorzaken wanneer gasten zichzelf moeten herhalen.

Door gasten eenvoudig toegang te geven tot informatie, gesprekken soepel te laten verlopen over meerdere kanalen en digitale self-service mogelijk te maken, verbeter je de ervaring van de gast én verlaag je de werkdruk van de receptie.

Vragen om de kwaliteit van de communicatie met je gasten te beoordelen:

• Weet je via welke kanalen je gasten het liefst communiceren?
• Worden alle kanalen gedurende de dag actief gemonitord?
• Kunnen gasten makkelijk informatie vinden over activiteiten en faciliteiten?
• Kunnen extra diensten of activiteiten digitaal geregeld worden?
• Ontvangen gasten belangrijke info al vóór aankomst?
• Klagen gasten over wachttijden bij de receptie of trage reacties online?
• Is je gemiddelde responstijd per kanaal korter dan één uur?
• Zijn antwoorden consistent, ongeacht wie dienst heeft?
• Heb je een review score van 4 sterren of hoger?

Tools en processen 

Het receptieteam verliest vaak veel tijd door het wisselen tussen verschillende tabs, tools en systemen. Goede integraties maken het verschil. Als systemen goed samenwerken, kunnen medewerkers een verzoek van een gast sneller oppakken via één centraal systeem.

Tegelijk is het belangrijk dat nieuwe tools eenvoudig te implementeren zijn en aansluiten op bestaande processen, zeker vlak voor het hoogseizoen begint. 

Vragen die helpen om je huidige systeem te beoordelen:

• Zijn je IT-systemen goed gekoppeld? Zoals je boekingsportal en PMS?
• Kan je team een verzoek van een gast direct verwerken in het PMS of gastmanagementsysteem? 
• Moeten medewerkers continu schakelen tussen meerdere tools om te reageren?
• Zijn taken of vragen die vaak terugkomen al geautomatiseerd?

Automatiseer de communicatie met gasten zonder het persoonlijke contact te verliezen

Als er minder gasten zijn, loopt alles meestal soepel. Maar zodra je vakantiepark of camping richting volledige capaciteit gaat, wordt de communicatie steeds moeilijker te managen.

Een van de snelste manieren om tijdens deze piekdrukte controle te houden, is door een deel van deze communicatie te automatiseren.

Runnr.ai is speciaal ontwikkeld om receptieteams te ondersteunen met slimme automatisering. Het platform beantwoordt veelgestelde vragen automatisch en stuurt proactief berichten via één centrale inbox voor WhatsApp, e-mail en berichten via Booking.com, Airbnb en meer. 

Binnen één uur ben je live gekoppeld aan je PMS en bespaar je al snel honderden uren per maand.

Wil je graag zien hoe dit precies werkt? Boek dan een demo of ontdek hoe meer dan 750 vakantieparken, zoals Beerze Bulten en Camping ‘t Geuldal, al Runnr.ai gebruiken om de beleving van hun gasten te verbeteren, zonder het aannemen van nieuw personeel.

Checklist

Wat betekent jouw score?

16 van de 16: Je bent er helemaal klaar voor!

Je receptie is goed voorbereid op het hoogseizoen. Communicatie is onder controle en je systemen ondersteunen je team optimaal voor de komst van de zomer van 2026. 

12 - 15: Je zit al op de goede weg

De basis staat sterk, maar er zijn nog duidelijke kansen om de druk te verlagen en processen slimmer in te richten voordat de zomerdrukte begint.

0 - 11: Tijd om bij te sturen

Met de huidige aanpak wordt het waarschijnlijk lastig tijdens piekperiodes. Het goede nieuws: door een paar kernpunten aan te pakken kun je snel een merkbaar verschil maken.