Utrecht City Concepts heeft vier hotels en twee aparthotels in het centrum van Nederland. Ze staan bekend om hun stijlvolle design en persoonlijke benadering en verwelkomen zowel gasten voor een kort als lang verblijf uit de hele wereld. Hun team is gericht op gastvrijheid die warm, moeiteloos en lokaal aanvoelt - maar door het stijgende aantal gasten is dat moeilijker vol te houden.
Berichten van gasten kwamen binnen via e-mail, WhatsApp en boekingsplatforms, zonder één plek om ze te beheren. Dat betekende tragere antwoorden, gemiste berichten en een groeiend aantal telefoontjes naar de receptie. Bovendien spraken veel gasten verschillende talen, wat een snelle afhandeling bemoeilijkte. Upselling extra's zoals ontbijt of laat uitchecken kwamen vaak te laat of helemaal niet.
Het personeel schakelde voortdurend tussen systemen. Het team verloor tijd met het beantwoorden van herhaalde vragen en kon niet altijd snel genoeg reageren. Dit leidde tot extra druk op drukke momenten, vooral tijdens het inchecken. Kansen om extra's aan te bieden werden gemist. Gasten voelden de vertragingen en het team ook.
Runnr.ai bracht alle communicatie met gasten onder in één overzichtelijke inbox. Het team kon nu sneller reageren, op één plek en in de eigen taal van de gast. Berichten van WhatsApp, e-mail en boekingskanalen stroomden allemaal in hetzelfde systeem. Automatische vertalingen namen taalbarrières weg.
Runnr.ai hielp ook om relevante extra's op het juiste moment aan te bieden. Gasten krijgen nu persoonlijke berichten over ontbijt of laat uitchecken, wat de omzet verhoogde zonder de werkdruk van het team te verhogen.
Sinds de overstap naar Runnr.ai heeft Utrecht City Concepts echte resultaten gezien:
minder telefoontjes naar de balie
uren besparing per week op herhaalvragen
hogere gasttevredenheid dankzij snellere en persoonlijkere antwoorden
meer inkomsten uit upsells zoals ontbijt en parkeren
Check-ins verlopen soepeler. Gasten voelen zich gezien en ondersteund. En het frontofficeteam heeft meer tijd en meer rust tijdens drukke diensten.
"Runnr.ai biedt de perfecte balans tussen digitaal gemak en persoonlijke service. Het was eenvoudig te implementeren, leverde snel resultaat en zowel onze gasten als ons team zijn er dol op."
- Lisette Linders, Group General Manager
Utrecht City Concepts verzorgt de communicatie met gasten nu met meer duidelijkheid, meer vertrouwen en minder stress. Ze zijn klaar voor de toekomst met een tool die zowel hun gasten als hun team ondersteunt. Eén bericht tegelijk.